lifehack & spanish Franchu on 27 Dec 2007 03:14 am
¿Demasiada información? Tonterías!
Leo en Slashdot que el 2008 estará caracterizado por la sobrecarga de información a la que estaremos sometidos debido al uso masivo de correos electrónicos, lectores de feeds RSS (a algunos les gusta llamarlos agregadores de noticias) y acceso inmediato a cantidades ingentes de información.
Sin embargo yo creo que esto no es más que una cortina de humo para desviar la atención del verdadero problema, o problemas puesto que desde mi punto de vista son varios.
En primer lugar están los que se preocupan por la productividad, o la falta de esta, que ocasionará esta sobrecarga de información. La gente no productiva siempre ha tenido excusas y esta les viene que ni pintada. Siempre queda mucho mejor decir… tengo mucho correo que leer, que… estoy a punto de pasarme el buscaminas en el nivel profesional. Así que como chivo expiatorio queda muy bien, pero a mi personalmente no me sirve.
Esto nos lleva al siguiente problema que son los interfaces de usuario.
Hace ya unos años que uso exclusivamente para leer mi correo personal GMail en su versión online con una media de tráfico de más de 300 emails diarios (espacio ocupado en GMail 3158 MB (52%)) que soy capaz de leer y contestar sin problemas en un tiempo no demasiado extenso. Cuando llego a mi trabajo y tengo que enfrentarme al correo en Outlook/Thunderbird/… es un verdadero suplicio y me lleva casi el mismo tiempo leer y contestar los pocos mails que me hayan llegado desde que me marché de la oficina el día anterior hasta primera hora de la mañana que todos los correos de GMail.
La razón de esto es que GMail agrupa los mensajes por conversaciones, con lo cual puedes leer una misma conversación de golpe y contestar al final del intercambio teniendo toda la información, en Outlook/Thunderbird/… tengo que buscar los correos que se corresponden a una misma conversación, leerlos todos y luego contestar porque si lo haces de otra forma puede que ya haya respondido alguién a lo mismo que tú y metas la pata hasta el fondo si la postura no es coherente. Este pequeño cambio en la interfaz de usuario y en la forma de gestionar el correo mediante tags en vez de carpetas hace que leer el correo no sea un problema ni lleve tiempo. Sé que Thunderbird tiene un plugin para poner el modo conversación, pero nunca he conseguido hacerlo funcionar tan bien como el de GMail. Si además tu empresa utiliza servidores Exchange y Outlook por política corporativa, pues ya nos olvidamos del todo.
Otro de los problemas relacionados con el correo electrónico está derivado de que la gente no sabe cómo mandar un correo. ¿Cuántas veces llegan correos sin asunto, o con un asunto reciclado de otro mail que no tiene nada que ver con el contenido? El problema no es sobrecarga de información, el problema es que no puedes priorizar la información si la gente no te ayuda y ahí es donde se pierde mucho tiempo. Imagínate un correo con asunto “URGENTE: Envío de compras antes de las 10:00″ y que luego dentro estén hablando de poner bote para un regalo de la compañera de marketing que se casa.
Siguiendo con el problema del correo, ¿porqué la gente se empeña en pedir confirmaciones de lectura? El correo es algo asíncrono, tú lo mandas, yo lo leo cuando pueda/quiera, y te contestaré si quiero/tengo que contestarte cuando me de la gana o cuando corresponda. ¿Qué te aporta que te confirme la lectura? ¿Tu ego se crece un poco porque he leido lo que para ti es importante, o esperas que porque haya leido el correo vaya a hacer ipso facto lo que has pedido? Piensa en que los demás también tienen cosas que hacer y que tu correo es uno más de los muchos que recibirán, te da igual cuando lo lea, y si en un plazo razonable no ha contestado, vuelve a mandar otro correo o usa la mensajería instantánea o recurre al teléfono si es muy urgente.
Para la lectura de noticias ocurre algo similar, si tuviesemos que visitar todas las fuentes de información para ver si tienen algo nuevo perderíamos mucho tiempo, sin embargo, haciendo uso de lectores de feeds RSS podemos leer de un golpe todas las fuentes que nos interesen y que tengan contenidos nuevos. Personalmente uso Google Reader por su interfaz de usuario y la posibilidad de usarlo offline mediante Google Gears.
Y si bien es verdad que tendremos mucha más información a nuestro alcance y más información que procesar, en mi opinión ayudará a que nuestra vida sea más rica y con más posibilidades de comunicación. Está en nuestras manos conseguir que no se produzca una sobrecarga de información y esto pasa por cambiar la mentalidad de los usuarios, educarlos en técnicas comunicación virtual eficientes, mejorar las interfaces de usuario de los programas que tenemos que usar para procesar la información y tener formas eficientes de buscar en nuestra información (por ejemplo GMail tiene una búsqueda que funciona muy bien, Google Desktop indexa contenidos en el PC y los correos locales, …).
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- La (r)evolución de la información
- Mi guía de la comunicación por correo electrónico
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on 27 Dec 2007 at 22:49 1.carlos said …
La verdad es que este post parece un panfleto de propaganda de Google, jejeje. Personalmente no comparto que la manera de gmail de organizar los correos en forma de conversaciones sea la más idonea siempre, aunque reconozco su utilidad en algunas circunstancias.
Por otro lado, hay otras herramientas para lectores de RSS, indexación de disco duro… A ver si google se va a acabar convirtiendo en otro microsoft! (esto último seguro que hace que te rechinen los dientes… :P)
on 28 Dec 2007 at 0:05 2.Franchu said …
Buenas!
Cierto es que no solo de Google vive el hombre
Pero en los campos que menciono en el post, sus herramientas son las que mejor se adaptan a mi forma de trabajar.
De indexación de disco duro no conozco ninguna otra que no venga ya integrada en el sistema operativo (la búsqueda de archivos en Windows, Spotlight en Mac, …) Y en entornos Windows a mi Google Desktop me funciona mucho mejor que la de Windows
Lectores de feeds RSS si que hay muchos y variados, desde el que viene integrado en Thunderbird pasando por aplicaciones de escritorio de las que se pueden encontrar a patadas buscando por Internet.
Por ejemplo, en el tema de gadgets y widgets no me gusta nada Google Desktop, pero es que tampoco me gustan los gadgets de Windows Vista, y en Mac aunque tengo alguno no es algo que use en exceso.
Y es dificil que Google se convierta en otro Microsoft
Porque monopolios significa que solo puede haber uno 
Llámame iluso, pero yo me sigo creyendo lo del “Don’t do evil” 
on 29 Dec 2007 at 9:43 3.Az said …
Bueno, sólo decir que por mucho que me duela defender a M$
hace tiempo que outlook permite organizar los mails por conversaciones más o menos, yo lo configuré una vez hace un año o así y medio funcionaba…
on 29 Dec 2007 at 11:21 4.Franchu said …
Está visto que no hay nada como escribir algo un poco polémico para que la gente comente
Si, yo también configuré las conversaciones en el Outlook, y lo tuve acabé quitando precisamente porque medio funcionaba. Los correos no se ordenaban de una forma lógica para mi gusto y no veía mis respuestas incluidas en la conversación. Supongo que se pueda configurar o que desde entonces hayan mejorado la funcionalidad, pero realmente da tanta pereza tener que ponerse a mirarlo y que no sea algo que venga de forma estándar…
Y… soportan tags en vez de carpetas? (sin tener que hacer la ñapa de hacer copias de un mail en varias carpetas?)
on 29 Dec 2007 at 23:37 5.Pani said …
En vista de que los comentarios están degenerando en la aburrida guerra Microsoft vs. Google y dejan de un lado el objetivo del post (”Demasiada información”) me uno a la discusión:
1) Google no es una ONG, es una empresa. Que provea aplicaciones gratis no quiere decir que no gane dinero con ello. Gmail funcionará genial, pero cada vez que leo un correo y a la derecha del correo me salen anuncios relacionados con el contenido del correo, a mí me dan escalofríos; Gmail-Google tiene acceso a gran cantidad de información privada mía (p.e., todas las conversaciones con mis colegas) y si las utiliza para generar anuncios dinámicos, las puede utilizar también para generar un perfil de mis gustos, amistades, por dónde me muevo, dónde trabajo, etc. y eso me da miedo (el llamado Efecto Big Brother, no?). Y el que crea que Gmail-Google no lo utiliza o proporciona a terceros es un inocente.
2) Volvamos al tema del post sobre que empieza a haber demasiada información. Yo, al contrario que Franchu, estoy totalmente de acuerdo!
Los interfaces de usuario pueden ayudar a clasificar o a acceder a la información. Sin embargo, la gente envía los mails para que sean leídos. Esto puede parecer una tontería, pero no es así. Tú puedes decir a la gente que ponga un título descriptivo a los mails para conocer previamente su
contenido (p.e., “[CHISTE]“), puedes utilizar Gmail para leerlo y clasificarlo, pero no puedes evitar que la gente se sienta defraudada porque tú no lees los 20 mensajes diarios de chistes. Entre mis amigos yo tengo fama de “antipático” porque los chistes los marco como leídos directamente. Joer, entre unos y otros me llegan 50 diarios!!!!. Es un problema de interfaces? No lo creo. Quizás es más un problema de eduación en el manejo de internet? Tampoco lo tengo claro, pues envían la información de buena fé para compartirla contigo (en el ejemplo que pongo, los chistes, pero es apicable a cualquier tipo de email). Entonces, qué es? Pues que cada vez es mayor el número de gente que diariamente se incorpora al uso y disfrute de Internet y, por tanto, son más los que tratan de comunicarse con uno. Esto también es aplicable al mundo laboral donde el mail se está convirtiendo en casi el único medio de comunicación entre las personas.
Por otra parte y referente también al tema, estoy detectando que últimamente, buscar algo en google/yahoo/MSN, es una tarea compleja. El refinar la búsqueda ya no sirve para encontrar algo específico (las primeras 50 entradas son de tiendas de internet!) y, si la información que buscas necesitas que sea además actual, es casi imposible encontrarlo pues las páginas que encuentras suelen estar pasadas de fecha. ¿Por qué? Porque cada vez hay mayor cantidad de información acesible en la WEB, no?
on 30 Dec 2007 at 2:53 6.Franchu’s lair » Mi guía de la comunicación por correo electrónico said …
[...] unos días hablaba en este blog sobre la sobrecarga de información y su relación con los malos hábitos en el uso del correo [...]