Franchu’s lair

Hace unos días hablaba en este blog sobre la sobrecarga de información y su relación con los malos hábitos en el uso del correo electrónico.

Como sirve de poco tirar la piedra y esconder la mano, me apetece compartir algunas de las reglas que utilizamos en una asociación de estudiantes de la que soy miembro. Esta asociación se caracteriza por trabajar a nivel europeo, con lo cual la mayor parte de nuestra comunicación se realiza de forma virtual (chats, emails, wikis, …) y lo sorprendente es que conseguimos que la comunicación sea fluida y los proyectos salgan adelante pese a estar trabajando con gente a la que nunca has visto en persona.

Las reglas que seguimos para la gestión del correo son bastante sencillas y con un poco de esfuerzo en un par de días te parece la cosa más normal del mundo y no eres capaz de entender cómo hay gente que todavía no las sigue.

Antes de enviar un correo

Cuando recibes muchos correos puede que no tengas tiempo de leerlos todos, y esto es algo que le pasa a todo el mundo. Es por ello que si disminuyes el número de correos innecesarios y utilizas buenos “Asuntos” aumentarás la probabilidad de que el resto de la gente lea tu email. Para conseguirlo, piensa un poco quién tiene que recibir realmente tu correo (no pongas en copia hasta al apuntador!) y una frase para escribir en el asunto del correo que sea representativa del contenido.

Además intenta seguir estos consejos:

• No envíes adjuntos si no son realmente necesarios
  No solo haces que las cuentas de los usuarios se llenen, sino que si alguien se está descargando el correo desde una conexión lenta o móvil le estás haciendo una faena. ¿Cuántas veces has recibido un documento de word de n megas revisado por algún compañero y cuando lo abres ves que ha cambiado un par de frases? Para este tipo de cosas puedes mandar perfectamente el texto en plano con el cambio, o usar un wiki, o un repositorio central de control de documentos, …
• Antes de pulsar el botón de enviar vuelve a leer el correo y el asunto.
  Lo que te parecía normal cuando lo has escrito de corrido, puede no tener sentido cuando lo vuelves a leer.
• KISS
  Keep It Short and Simple. Hazlo corto y sencillo.
• Si tienes que escribir en un idioma extranjero, intenta usar construcciones sencillas.
  Puede que el inglés no sea tu lengua materna o que no sea la lengua materna de los destinatarios del correo, así que un inglés sencillo disminuirá las probabilidades de malentendidos. Si estás leyendo el correo, ten cuidado con tu reacción, el que ha enviado el correo puede que quisiese decir otra cosa. Una broma puede ser entendida como un insulto, se tolerante e intenta mantener una atmósfera agradable.
• Usa emoticonos
  

  :) :( :D :S :P

• 1 email / 1 asunto
  Se parece al 12 meses, 12 causas, elige un asunto y ciñete a él. La gente se suele confundir cuando tiene que tratar más de un tema a la vez. Si quieres tratar varios temas en un mismo mail, haz un pequeño resumen al principio.

Elección del asunto del correo

Mi recomendación es seguir la estructura

Asunto: [tema] Asunto del correo de forma concisa

Aunque pueda parecer complicado, pensar unos segundos en el asunto ayudará a la genta a seleccionar y filtrar los correos más importantes y a encontrarlos de forma sencilla en el futuro.

[tema] – Tu email tiene que tener un tema para identificar su contenido. Por ejemplo puedes usar el nombre del proyecto al que se refiere, si es un pedido, o simplemente un mail divertido ([ProyectoDominacionMundial], [PEDIDO], [FUN])

Nosotros además utilizamos un sistema para indicar la prioridad del correo: *, ** y ***

• * - importante, minutas de reuniones, deadlines, cosas que no hay que olvidar.
• ** - muy importante, actúa cuanto antes, deadline se está acercando
• *** - urgente, actúa ahora (por favor )

Un ejemplo de mail completo:

Asunto: [ProyectoDominacionMundial] ** Entregable D3.2 - DL 31/12/07

#DL: 31/12/07 13:00 CET

Buenos días!
Quedan pocos días para tener el documento D3.2 listo. :)

Necesito que:
- Juan revise el capítulo 1 y 2
- María revise los capítulos 3 y 4

Un saludo,
Franchu

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